Einkaufsliste für Feste

Grillfest, Sommerfest, Feuerwehrfest oder runder Geburtstag: Die Mengen sind meist schnell überschlagen. Der Aufwand steckt woanders – in Kästen, Pfand, drei verschiedenen Läden und fünf Helfern, die sich gegenseitig nicht sehen.

Hier stehen erst die Richtwerte, dann die Umrechnung in Gebinde, die man tatsächlich einkauft – und zuletzt der organisatorische Teil, den Mengenrechner auslassen.

Getränke pro Gast

Getränke rechnet man nicht pro Kopf, sondern pro Kopf und Stunde – ein Fest über fünf Stunden braucht mehr als doppelt so viel wie eines über zwei.

Richtwerte

  • Getränke insgesamt0,5 l

    pro Person und Stunde

  • davon alkoholfrei50–70 %

    Wasser, Schorle, Limonade

  • davon alkoholisch30–50 %

    je nach Anlass und Uhrzeit

  • Bier, wenn es das Hauptgetränk ist0,5 l

    pro Person und Stunde

  • Wasser als Mindestreserve0,7–1 l

    pro Person · bei Hitze 1,5 l

Liter in Kästen umrechnen

  • Kasten Bier10 l

    20 × 0,5 l

  • Kasten Bier≈ 8 l

    24 × 0,33 l

  • Fass Bier30 l oder 50 l

    Standardfass

  • Kasten Wasser (Glas)≈ 8,4 l

    12 × 0,7 l

  • Kasten Wasser (PET)9 l

    6 × 1,5 l

  • Kasten Limonade12 l

    12 × 1,0 l

Bei Hitze verschiebt sich alles Richtung Wasser und Schorle, im Winter eher Richtung Bier und Wein. Wasser lieber großzügig planen: Es ist das Einzige, was am Ende garantiert gebraucht wird und sich problemlos aufheben lässt.

Essen pro Gast

  • Grillgut mit Beilagen250–300 g

    pro Erwachsenem

  • Grillgut ohne viele Beilagenbis 400 g

    wenn Fleisch im Mittelpunkt steht

  • Grillgut für Kinder80–150 g
  • Beilagen insgesamt400–500 g

    wenn es zusätzlich Fleisch gibt

  • Sättigender Salat150–200 g

    Kartoffel- oder Nudelsalat, fertig

  • Brot100–150 g

    etwa ein Drittel Baguette oder 1–2 Brötchen

  • Soßen und Dips50–80 g

Für den Fleisch-Mix hat sich eine Aufteilung von etwa 50 Prozent Schwein, 25 Prozent Geflügel und 25 Prozent Würstchen bewährt, plus etwas Grillkäse oder Gemüsespieße für alle, die kein Fleisch essen.

Rechenbeispiel: Sommerfest mit 80 Gästen

80 Gäste, 5 Stunden, Bieranteil 40 Prozent. Aus den Richtwerten oben ergibt sich:

PostenErgebnis
Getränke insgesamt80 Personen × 5 Stunden × 0,5 l200 l
davon alkoholfrei (60 %)200 l × 0,6120 ldavon mindestens 80 l Wasser
davon Bier (40 %)200 l × 0,480 l= 8 Kästen à 20 × 0,5 l
Grillgut80 × 275 g22 kgMix etwa 50 % Schwein, 25 % Geflügel, 25 % Würstchen
Sättigender Salat80 × 175 g14 kg
Brot80 × 125 g10 kg

Quellen: Verbraucherzentrale-Faustregel via lokal-check – Getränkerechner · Der kleine Garten – Getränkekalkulation für Party und Hochzeit · Grillfürst – Grillparty planen · eat.de – Wie viel Grillfleisch pro Person. Die Angaben schwanken je nach Quelle spürbar, weil Anlass, Uhrzeit und Wetter mehr ausmachen als jede Formel – nimm sie als Startpunkt, nicht als Ergebnis.

Danach fängt die Arbeit erst an

Die Zahlen stehen auf einem Zettel, im Markt stehen fünf Leute. Vier Dinge, die dann den Unterschied machen:

  • Kategorien nach Laden, nicht nach Regal

    Ein Fest wird selten in einem Geschäft eingekauft: Getränkemarkt, Metzger, Supermarkt, Bäcker. Wenn die Kategorien so heißen, kann sich jeder einen Laden nehmen und niemand läuft doppelt.

  • Pfand und Rückgabe mitdenken

    Volle Kästen sind das eine, leere das andere. Ein eigener Posten für Leergut, Kühlung und Eis verhindert die üblichen zwei Extrafahrten am Festtag.

  • Wer bringt was

    Wenn Salate mitgebracht werden, gehört das in dieselbe Liste – als eigene Kategorie mit Namen dahinter. Sonst stehen am Ende vier Nudelsalate und kein Brot da.

  • Vorbereitung schützen

    Kurz vor dem Fest greifen viele Leute auf die Liste zu. Abhaken darf jeder mit dem Link, ändern mit PIN nur, wer sie kennt – so überschreibt niemand versehentlich die Planung.

Wenn für das Fest auch gekocht wird, hilft die Zusammenfassung mehrerer Gerichte; für mehrtägige Verpflegung gibt es Richtwerte für Gruppen.

Kostenlos, ohne Anmeldung.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke braucht man pro Person auf einem Fest?
Als Faustregel gilt ein halber Liter pro Person und Stunde, insgesamt über alle Getränke. Bei einem fünfstündigen Fest sind das rund 2,5 Liter pro Gast, davon etwa die Hälfte bis zwei Drittel alkoholfrei.
Wie viele Kästen Bier sind das?
Ein Kasten mit 20 Flaschen à 0,5 Liter fasst 10 Liter. Für 80 Gäste über fünf Stunden mit einem Bieranteil von 40 Prozent sind das rund 80 Liter, also etwa acht Kästen oder knapp drei Fässer à 30 Liter.
Wie viel Grillfleisch rechnet man pro Person?
Mit ordentlich Beilagen 250 bis 300 Gramm pro Erwachsenem, ohne viele Beilagen bis zu 400 Gramm. Kinder essen mit 80 bis 150 Gramm deutlich weniger.
Wie teilt man den Einkauf auf mehrere Helfer auf?
Am besten nach Geschäften statt nach Speisen: Eine Person übernimmt den Getränkemarkt, eine den Metzger, eine den Supermarkt. In einer gemeinsamen Liste sieht jeder sofort, was schon erledigt ist.
Wie sammelt man, wer welchen Salat mitbringt?
Als eigene Kategorie in derselben Liste, mit dem Namen in der Notiz. So sehen alle, was schon zugesagt ist, und es entstehen keine vier gleichen Salate.